von Magdalena Hinze, 08. Mai 2023

Ihr wollt euren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun und gleichzeitig Steuern sparen? Eine Sachbezugskarte macht es möglich. Bis zu 780 Euro pro Jahr könnt ihr euren Mitarbeitenden mittels einer Sachbezugskarte steuerfrei zur Verfügung stellen. Wie genau das funktioniert, was ihr steuerlich beachten müsst und wie ihr hierbei sogar Nachhaltigkeitsmaßnahmen etablieren könnt, das zeigen wir euch in diesem Artikel. 

Was versteht man unter einem Sachbezug?

Ein Sachbezug im Sinne des Einkommensteuergesetzes umfasst alle Sachleistungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Gehalt gewähren können.  

Was gilt steuerrechtlich für den Sachbezug?

Steuerrechtlich stellt der Sachbezug einen sogenannten geldwerten Vorteil gemäß §8 Abs. 1 EStG dar. Das bedeutet konkret: Eine Sachleistung, die Arbeitnehmende zusätzlich zum Gehalt erhalten. Der Vorteil ergibt sich in diesem Sinne aus der zusätzlichen Leistung, die der Mitarbeitende erhält. Der Betrag des geldwerten Vorteils entspricht dem Betrag, den der Arbeitnehmende aufbringen müsste, um sich die Sachleistung selbst zu finanzieren. Damit stellt der Sachbezug eine Einnahme dar und ist demnach steuer- und sozialversicherungspflichtig. 

Aber es gibt guud news: Die Steuer- und Sozialversicherungspflicht gilt nicht immer. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Sachbezug für Mitarbeitende auch steuerfrei gewährt werden, dafür müssen nur einige Aspekte beachtet werden. 

Steuerfreier Sachbezug: Die Voraussetzungen

Euren Mitarbeitenden bis zu 780 Euro im Jahr zukommen lassen und dabei Steuern sparen? Ja, das geht – und zwar mittels des steuerfreien Sachbezugs. Um sich beim Sachbezug sowohl die Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsabgaben zu sparen, müssen nur einige Auflagen erfüllt sein: 

1. Zusätzlichkeit: Der steuerfreie Sachbezug muss zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden. Nicht erlaubt ist es, Gehalt in steuerfreie Sachleistungen umzuwandeln, um dadurch den Steuervorteil zu erhalten.
   
2. Freigrenze: Bis zu 50 Euro im Monat, das heißt bis zu 600 Euro im Jahr, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden als steuerfreien Sachbezug gewähren. 
   
   Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, den Mitarbeitenden bis zu 3 x im Jahr einen Betrag von 60 Euro als steuerfreien Sachbezug zu gewähren. Voraussetzung ist, dass es sich um einen besonderen persönlichen Anlass handelt, wie z.B. Geburtstag oder Hochzeit. Die Freigrenzen bieten demnach einen großen Spielraum für Arbeitgeber.
   Achtung: Solltet ihr allerdings darüber hinaus Sachbezüge gewähren, so müssen diese mit ihrem gesamten Betrag versteuert werden.

3. Keine Barauszahlung: Um steuerfrei zu bleiben und sich vom regulären Gehalt abzugrenzen, dürfen Sachbezüge nicht in Form von Bargeld ausgezahlt werden. Darüber hinaus muss ihre Einsetzbarkeit beschränkt sein, dazu mehr in Punkt 4.

4. Sonderregelung für Gutscheine und Sachbezugskarten: Um Gutscheine oder Sachbezugskarten als steuerfreien Sachbezug geltend zu machen, dürfen mit diesen ausschließlichen Waren oder Dienstleistungen erworben werden. Hierfür müssen die Kriterien aus § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) des ZAG (Zahlungsdienstaufsichtsgesetz) erfüllt sein.
   Diese besagen Folgendes:
   
   § 2 Abs. 1 Nr. 10a: Begrenztes Netzwerk: Die Gutscheine bzw. Sachbezugskarten müssen entweder auf einzelne Geschäfte des Einzelhandels, Einzelhandelsketten oder regional begrenzt sein.
   
   § 2 Abs. 1 Nr. 10b: Begrenzte Produktpalette: Die Gutscheine bzw. Sachbezugkarten dürfen nur für eine Produktkategorie gültig sein. Das können z. B. Essensgutscheine sein, die ausschließlich den Erwerb von Waren und Dienstleistungen rund um das Thema Verpflegung ermöglichen.

5. Zuflussprinzip: Das Zuflussprinzip besagt, dass der Arbeitgeber den steuerfreien Sachbezug monatlich gewähren muss und nicht als jährliche Sammelüberweisung. Das bedeutet, dass der Vorteil, den ein:e Arbeitnehmer:in aus dem Sachbezug zieht, genau in dem Monat steuerfrei ist, indem dieser ihm/ihr gewährt wird. Wenn der Arbeitgeber den Sachbezug erst am Jahresende auszahlt, muss die/der Arbeitnehmer:in den gesamten Betrag als steuerpflichtiges Einkommen versteuern. Spannend allerdings, bei Sachbezugskarten wie der Guudcard können Mitarbeitende das Guthaben auch ansparen.

Was ist eine Sachbezugskarte?

Eine Sachbezugskarte bietet Arbeitgebern nun die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden (steuerfreie) Sachbezüge zu gewähren. Dabei funktioniert die Sachbezugskarte wie eine Prepaid-Debitkarte, auf die der Arbeitgeber monatlich Geld laden kann. Mitarbeitende können dieses Guthaben dann in ausgewählten Regionen oder Geschäften gemäß den Kriterien aus § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) des ZAG einsetzen.

Steuerfreier Sachbezug: So viele Steuern könnt ihr mit einer Sachbezugskarte sparen.

Bis zu ca. 800 Euro jährlich, dies ist der Betrag, den ihr euch an Steuern sparen könnt, wenn ihr euren Mitarbeitenden den steuerfreien Sachbezug von 50 Euro im Monat zukommen lasst. Wenn wir davon ausgehen, dass ihr euren Mitarbeitenden 600 Euro mehr netto im Jahr gewähren möchtet, so kommen bei einer klassischen Gehaltserhöhung Kosten von ca. 1450 Euro auf euch zu. Die Berechnungsgrundlage bildet hierbei eine Person im Alter von 35 Jahren, in Bayern lebend und mit einem Jahresgehalt von 47.000 Euro, (gesetzl. krankenversichert, Steuerklasse I).

Mit einer Sachbezugskarte wie der Guudcard und dem steuerfreien Sachbezug von 50 Euro pro Monat kommen die 600 Euro, die ihr investiert, direkt bei euren Mitarbeitenden an. Die einzigen Zusatzkosten für euch als Arbeitgeber entstehen dann für die Sachbezugskarte an sich. Und die gibt es bei guud schon ab 33 Euro im Jahr. Mehr Infos dazu hier.

Und wie genau funktioniert die Sachbezugskarte? 

Die Benutzung der Sachbezugskarte funktioniert nun ganz einfach:

1. Sachbezugskarte bei gewünschtem Anbieter bestellen
   Ihr habt euch dafür entschieden, den Sachbezug via Sachbezugskarte zu nutzen? Dann fehlt nur noch der richtige Anbieter. Wenn ihr auf der Suche nach einer nachhaltigen Sachbezugskarte seid, dann ist die Guudcard sicherlich die richtige Wahl.
   
2. Der Arbeitgeber lädt den gewünschten Betrag auf die Sachbezugskarte
   Nachdem ihr nun eine Sachbezugskarte habt, könnt ihr entscheiden, wie hoch der monatliche Betrag zur Aufladung sein soll. Bis zu 50 Euro im Monat könnt ihr euren Mitarbeitenden dabei steuerfrei zur Verfügung stellen. Auch die 3 x 60 Euro im Jahr für besondere Anlässe pro Mitarbeiter:in könnt ihr auf die Sachbezugskarte laden.

3. Mitarbeitende erhalten die Sachbezugskarte
   Jetzt kommt der große Moment: Die Mitarbeitenden erhalten ihre Sachbezugskarte zugesendet und können diese nun wie eine Debitkarte bei ausgewählten Akzeptanzstellen verwenden.

Die flexibelste Lösung für den steuerfreien Sachbezug:

Eine flexible Lösung bieten regionale Sachbezugskarten. Diese können in der jeweiligen Region (PLZ-Gebiet) (Begrenztes Netzwerk) an diversen Akzeptanzstellen eingesetzt werden. Hierbei reichen die Möglichkeiten von Restaurants über Supermärkte, bis hin zu Freizeit und Mode. Damit stellen Sachbezugskarten die flexibelste Option dar, Mitarbeitenden den steuerfreien Sachbezug zu gewähren. Wer hierbei zusätzlich noch Nachhaltigkeitsmaßnahmen umsetzen und seine Mitarbeitenden bei einem nachhaltigen und bewussten Lebensstil unterstützen möchte, der sollte über eine nachhaltige Sachbezugskarte wie die Guudcard nachdenken.

Nachhaltige Sachbezugskarte

Sachbezugskarte ist aber nicht gleich Sachbezugskarte. Wenn ihr als Arbeitgeber den Sachbezug dazu nutzen wollt, euren Mitarbeitenden und gleichzeitig unserem Planeten etwas Gutes zu tun, dann ist die Guudcard genau das Richtige für euch. 

Was ist die Guudcard? 

Die Guudcard ist die einzige nachhaltige Sachbezugskarte in Deutschland. Sie funktioniert dabei, wie auch andere Sachbezugskarten, wie eine Mastercard und ermöglicht Mitarbeitenden, an allen teilnehmenden Akzeptanzstellen ihr Kartenguthaben einzulösen. Als Arbeitgeber könnt ihr euren Mitarbeitenden somit bis zu 780 Euro jährlich steuer- und sozialabgabenfrei auf die Sachbezugskarte zukommen lassen. Diese können dann im nachhaltigen Einzel- und Onlinehandel in der jeweiligen Region ausgegeben werden. Dabei gilt die Guudcard bei allen nachhaltigen Shops und der Gastronomie in der Region, die eine Mastercard akzeptieren. Und darüber hinaus können Mitarbeitende damit auch im ÖPNV bezahlen und beispielsweise das Deutschlandticket erwerben.

Warum die Guudcard?

Aber was macht die Guudcard so besonders? Ist es die Möglichkeit, Mitarbeitende dabei zu unterstützen, nachhaltiger zu konsumieren, z. B. mit einem Einkauf im Bioladen oder im Fair-Fashion Store? Oder ist es die Unterstützung des lokalen Einzelhandels? Oder die Möglichkeit, sich als Arbeitgeber nachhaltig zu positionieren und diese Werte auch zu leben? Die Vorteile der Guudcard sind weitreichend. Hier ein kleiner Auszug: 

1. Steuervorteile nutzen: Mit der Guudcard als Sachbezugskarte habt ihr als Arbeitgeber die Möglichkeit, euren Mitarbeitenden steuerfrei bis zu 780 Euro im Jahr über den Sachbezug zur Verfügung zu stellen. Somit bietet ihr einen Benefit, der wirklich ankommt. Getreu dem Motto: Mehr Netto vom Brutto!
   
2. Flexibilität für Mitarbeitende: Mit der Guudcard können sich eure Mitarbeitenden selbst aussuchen, für welche Art von Produkt oder Service sie das Guthaben einlösen. Ob für das Deutschlandticket, den Wocheneinkauf oder den Restaurantbesuch, die nachhaltigen Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig – sowohl offline als auch online. 

3. Maßnahme für erfolgreiches Employer Branding: Mit der Guudcard als Mitarbeiterbenefit könnt ihr euch als Arbeitgeber nachhaltig positionieren. Um Nachhaltigkeit nicht nur als isolierte CSR-Maßnahme zu etablieren, sondern von innen heraus in der Organisation zu verankern, müssen Maßnahmen ergriffen werden, die auch Mitarbeitende einbeziehen. Und wie geht das besser als mit nachhaltigen Mitarbeiterbenefits?
   
4. Mitarbeiterbindung steigern: Nicht nur, dass ihr Mitarbeitende finanziell unterstützt und dadurch die Mitarbeitermotivation steigert, auch der Fakt, dass ihr euch als Arbeitgeber für nachhaltigen Konsum einsetzt und Nachhaltigkeit als Unternehmenswert greifbar macht, steigert die Bindung von Mitarbeitenden. So geben 82 % der Befragten einer KPMG Studie zu ESG Werten an, dass es ihnen wichtig ist ihre persönlichen Werte und Ziele mit denen der Organisation für die sie arbeiten in Einklang zu bringen. Wer also langfristig mit glücklichen Mitarbeitenden zusammenarbeiten möchte, sollte Nachhaltigkeit in den Unternehmenswerten verankern und im (Unternehmens-)alltag leben.

FAQ- Steuerfreier Sachbezug

Wer darf steuerfreie Sachbezüge erhalten?

Grundsätzlich ist zunächst jeder Mitarbeitende berechtigt, steuerfreie Sachbezüge zu erhalten. Die Guudcard kann demnach an alle angestellten Mitarbeitenden eines Unternehmens ausgegeben werden. Hierzu zählen neben Vollzeit- auch Teilzeitkräfte, Werkstudent:innen, Praktikant:innen, 520-Euro-Jobber:innen und darüber hinaus sogar Ehrenamtliche.

Wie wirkt sich der Sachbezug auf das Gehalt aus?

Der Arbeitgeber stellt einen Sachbezug zusätzlich zum regulären Gehalt bereit, der es ihm ermöglicht, seinen Mitarbeitenden ein Mehr an Leistung zu bieten, ohne dafür zusätzliche Steuern und Sozialabgaben zu zahlen, wie es bei einer klassischen Gehaltserhöhung erforderlich wäre.
Diese Besonderheit gilt allerdings nur, wenn der Sachbezug bis zu 50 Euro im Monat beträgt. Siehe: Sachbezugswerte 2023.

Wie hoch darf ein steuerfreier Sachbezug sein?

Damit ein Sachbezug steuerfrei und sozialabgabenfrei gewährt werden kann, ist gemäß § 8 Abs. 2 S. 1 EStG eine Freigrenze von bis zu 50 Euro im Monat einzuhalten. Das bedeutet, der Sachbezug ist unterhalb dieser Grenze komplett steuerfrei. Sollte diese Grenze allerdings überschritten werden (dies gilt schon ab 50,01 €), so ist der gesamte Betrag zu versteuern. 

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Mitarbeitenden bis zu 3 x im Jahr einen Betrag von 60 Euro als steuerfreien Sachbezug zu gewähren. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um einen besonderen persönlichen Anlass im Sinne des R.19.6, Abs. 1 LStR  handelt. 

Was fällt unter 50 Euro Sachbezug?

Unter den Sachbezug im Sinne des Einkommensteuergesetzes fallen alle Sachleistungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Gehalt gewähren können. 

Das können beispielsweise sein:

• Sachbezugskarten oder Gutscheine (wie z. B. die Guudcard oder der Guudschein) 
• Verpflegungskosten (z.B. Essenszuschüsse für die Kantine,  Restaurantgutscheine oder digitale Essensmarken)
• Jobtickets (für die Nutzung des ÖPNV & seit 01.05.2023 auch das Deutschlandticket)
• Sportmitgliedschaften (wie z. B. urbansportsclub, Eversports oder EGYM wellpass)

Sofern diese einem Betrag von bis zu 50 Euro im Monat entsprechen, müssen hierfür keine Steuern oder Sozialabgaben gezahlt werden. Wichtig ist hier nur, dass bei Sachbezugskarten oder Gutscheinen ebenfalls die Kriterien des ZAG (Zahlungsdienstesaufsichtsgesetzes) § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) erfüllt sind – sprich die Gutscheine oder Sachbezugskarten auf einzelne Geschäfte oder regional begrenzt sind oder sich nur auf spezifische Produktkategorien beziehen.
Die nachhaltige Sachbezugskarte Guudcard sowie der Guudschein entsprechen dabei den Kriterien des ZAG  § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) und ermöglichen demnach dem Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden, den 50 Euro Sachbezug steuer- und sozialabgabenfrei zu gewähren.

Wo kann mit der Sachbezugskarte gezahlt werden?

Der jeweilige Anbieter bestimmt, in welchen Geschäften oder Regionen mit einer Sachbezugskarte gezahlt werden kann. In der Regel kann die Karte jedoch bei Einzelhändlern, Supermärkten, Restaurants, Tankstellen und vielen anderen Geschäften verwendet werden, die die Sachleistungen anbieten, für die die Karte ausgegeben wurde. Bei der regionalen und nachhaltigen Sachbezugskarte Guudcard sind hierbei zahlreiche Bioläden, vegetarische und vegane Restaurants, Fair-Fashion Modeboutiquen oder Orte für Kunst- und Kultur erhalten. Mittlerweile befinden sich über 10.000 Orte für nachhaltigen Konsum unter den Akzeptanzstellen, welche genau das sind, könnt ihr hier einsehen. 

Haftungsausschluss: Bei den Ausführungen handelt es sich um eine Einschätzung der guud GmbH. Die Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Rechtssicherheit, ob die Guudcard die Voraussetzungen für den Sachbezug erfüllt, kann jeder Arbeitgeber durch eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Finanzamt erhalten. Gerne bereiten wir diese für euch vor!