Steuerfreier Sachbezug mit einer Sachbezugskarte – so einfach funktioniert es

Ihr wollt euren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun und gleichzeitig Steuern sparen? Eine Sachbezugskarte macht es möglich. Bis zu 780 Euro pro Jahr könnt ihr euren Mitarbeiter:innen mittels einer Sachbezugskarte steuerfrei zur Verfügung stellen. Wie genau das funktioniert, was ihr steuerlich beachten müsst und wie ihr hierbei sogar Nachhaltigkeitsmaßnahmen etablieren könnt, das zeigen wir euch in diesem Artikel.

Ein Sachbezug im Sinne des Einkommensteuergesetzes umfasst alle Sachleistungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Gehalt gewähren können.

Steuerrechtlich stellt der Sachbezug einen sogenannten geldwerten Vorteil gemäß §8 Abs. 1 EStG dar. Das bedeutet konkret: Eine Sachleistung, die Arbeitnehmende zusätzlich zum Gehalt erhalten. Der Vorteil ergibt sich in diesem Sinne aus der zusätzlichen Leistung, die die Mitarbeitenden erhalten. Der Betrag des geldwerten Vorteils entspricht dem Betrag, den der Arbeitnehmende aufbringen müsste, um sich die Sachleistung selbst zu finanzieren. Damit stellt der Sachbezug eine Einnahme dar und ist demnach steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Aber es gibt guud news: Die Steuer- und Sozialversicherungspflicht gilt nicht immer. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Sachbezug für Mitarbeiter:innen auch steuerfrei gewährt werden, dafür müssen nur einige Aspekte beachtet werden.

Euren Mitarbeiter:innen bis zu 780 Euro im Jahr zukommen lassen und dabei Steuern sparen? Ja, das geht – und zwar mittels des steuerfreien Sachbezugs. Um sich beim Sachbezug sowohl die Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsabgaben zu sparen, müssen nur einige Auflagen erfüllt sein:

1. Zusätzlichkeit: Der steuerfreie Sachbezug muss zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden. Nicht erlaubt ist es, Gehalt in steuerfreie Sachleistungen umzuwandeln, um dadurch den Steuervorteil zu erhalten.
2. Freigrenze: Bis zu 50 Euro im Monat, das heißt bis zu 600 Euro im Jahr, können Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen als steuerfreien Sachbezug gewähren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, den Mitarbeiter:innen bis zu 3 x im Jahr einen Betrag von 60 Euro als steuerfreien Sachbezug zu gewähren. Voraussetzung ist, dass es sich um einen besonderen persönlichen Anlass handelt, wie z.B. Geburtstag oder Hochzeit. Die Freigrenzen bieten demnach einen großen Spielraum für Arbeitgeber.
   Achtung: Solltet ihr allerdings darüber hinaus Sachbezüge gewähren, so müssen diese mit ihrem gesamten Betrag versteuert werden.
3. Keine Barauszahlung: Um steuerfrei zu bleiben und sich vom regulären Gehalt abzugrenzen, dürfen Sachbezüge nicht in Form von Bargeld ausgezahlt werden. Darüber hinaus muss ihre Einsetzbarkeit beschränkt sein, dazu mehr in Punkt 4.
4. Sonderregelung für Gutscheine und Sachbezugskarten: Um Gutscheine oder Sachbezugskarten als steuerfreien Sachbezug geltend zu machen, dürfen mit diesen ausschließlichen Waren oder Dienstleistungen erworben werden. Hierfür müssen die Kriterien aus § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) des ZAG (Zahlungsdienstaufsichtsgesetz) erfüllt sein.
   
   Diese besagen Folgendes:
   
   § 2 Abs. 1 Nr. 10a: Begrenztes Netzwerk: Die Gutscheine bzw. Sachbezugskarten müssen entweder auf einzelne Geschäfte des Einzelhandels, Einzelhandelsketten oder regional begrenzt sein.
   § 2 Abs. 1 Nr. 10b: Begrenzte Produktpalette: Die Gutscheine bzw. Sachbezugkarten dürfen nur für eine Produktkategorie gültig sein. Das können z. B. Essensgutscheine sein, die ausschließlich den Erwerb von Waren und Dienstleistungen rund um das Thema Verpflegung ermöglichen.
5. Zuflussprinzip: Das Zuflussprinzip besagt, dass die Arbeitgeberin den steuerfreien Sachbezug monatlich gewähren muss und nicht als jährliche Sammelüberweisung. Das bedeutet, dass der Vorteil, den ein:e Arbeitnehmer:in aus dem Sachbezug zieht, genau in dem Monat steuerfrei ist, indem dieser ihm:ihr gewährt wird. Wenn die Arbeitgeberin den Sachbezug erst am Jahresende auszahlt, muss der:die Arbeitnehmer:in den gesamten Betrag als steuerpflichtiges Einkommen versteuern. Spannend allerdings, bei Sachbezugskarten wie der guudcard können Mitarbeiter:innen das Guthaben auch ansparen.

Eine Sachbezugskarte bietet Arbeitgeberinnen nun die Möglichkeit, ihren Mitarbeiter:innen (steuerfreie) Sachbezüge zu gewähren. Dabei funktioniert die Sachbezugskarte wie eine Prepaid-Debitkarte, auf die die Arbeitgeberin monatlich Geld laden kann. Mitarbeiter:innen können dieses Guthaben dann in ausgewählten Regionen oder Geschäften gemäß den Kriterien aus § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) des ZAG einsetzen.

Bis zu ca. 800 Euro jährlich, dies ist der Betrag, den ihr euch an Steuern sparen könnt, wenn ihr euren Mitarbeiter:innen den steuerfreien Sachbezug von 50 Euro im Monat zukommen lasst. Wenn wir davon ausgehen, dass ihr euren Mitarbeiter:innen 600 Euro mehr netto im Jahr gewähren möchtet, so kommen bei einer klassischen Gehaltserhöhung Kosten von ca. 1450 Euro auf euch zu. Die Berechnungsgrundlage bildet hierbei eine Person im Alter von 35 Jahren, in Bayern lebend und mit einem Jahresgehalt von 47.000 Euro, (gesetzl. krankenversichert, Steuerklasse I).

Mit einer Sachbezugskarte wie der guudcard und dem steuerfreien Sachbezug von 50 Euro pro Monat kommen die 600 Euro, die ihr investiert, direkt bei euren Mitarbeiter:innen an. Die einzigen Zusatzkosten für euch als Arbeitgeberin entstehen dann für die Sachbezugskarte an sich. Und die gibt es bei guud schon ab 33 Euro im Jahr. Mehr Infos dazu hier.

Die Benutzung der Sachbezugskarte funktioniert nun ganz einfach:

1. Sachbezugskarte bei gewünschtem Anbieter bestellen
   Ihr habt euch dafür entschieden, den Sachbezug via Sachbezugskarte zu nutzen? Dann fehlt nur noch der richtige Anbieter. Wenn ihr auf der Suche nach einer nachhaltigen Sachbezugskarte seid, dann ist die guudcard sicherlich die richtige Wahl.
2. Die Arbeitgeberin lädt den gewünschten Betrag auf die Sachbezugskarte
   Nachdem ihr nun eine Sachbezugskarte habt, könnt ihr entscheiden, wie hoch der monatliche Betrag zur Aufladung sein soll. Bis zu 50 Euro im Monat könnt ihr euren Mitarbeiter:innen dabei steuerfrei zur Verfügung stellen. Auch die 3 x 60 Euro im Jahr für besondere Anlässe pro Mitarbeiter:in könnt ihr auf die Sachbezugskarte laden.

3. Mitarbeiter:innen erhalten die Sachbezugskarte
   Jetzt kommt der große Moment: Die Mitarbeiter:innen erhalten ihre Sachbezugskarte zugesendet und können diese nun wie eine Debitkarte bei ausgewählten Akzeptanzstellen verwenden.

Eine flexible Lösung bieten regionale Sachbezugskarten. Diese können in der jeweiligen Region (PLZ-Gebiet) (Begrenztes Netzwerk) an diversen Akzeptanzstellen eingesetzt werden. Hierbei reichen die Möglichkeiten von Restaurants über Supermärkte, bis hin zu Freizeit und Mode. Damit stellen Sachbezugskarten die flexibelste Option dar, Mitarbeiter:innen den steuerfreien Sachbezug zu gewähren. Wer hierbei zusätzlich noch Nachhaltigkeitsmaßnahmen umsetzen und seine Mitarbeiter:innen bei einem nachhaltigen und bewussten Lebensstil unterstützen möchte, der sollte über eine nachhaltige Sachbezugskarte wie die guudcard nachdenken.

Sachbezugskarte ist aber nicht gleich Sachbezugskarte. Wenn ihr als Arbeitgeberin den Sachbezug dazu nutzen wollt, euren Mitarbeiter:innen und gleichzeitig unserem Planeten etwas Gutes zu tun, dann ist die guudcard genau das Richtige für euch.

Aber was macht die guudcard so besonders? Ist es die Möglichkeit, Mitarbeiter:innen dabei zu unterstützen, nachhaltiger zu konsumieren, z. B. mit einem Einkauf im Bioladen oder im Fair-Fashion Store? Oder ist es die Unterstützung des lokalen Einzelhandels? Oder die Möglichkeit, sich als Arbeitgeberin nachhaltig zu positionieren und diese Werte auch zu leben? Die Vorteile der guudcard sind weitreichend. Hier ein kleiner Auszug:

1. Steuervorteile nutzen: Mit der guudcard als Sachbezugskarte habt ihr als Arbeitgeberin die Möglichkeit, euren Mitarbeiter:innen steuerfrei bis zu 780 Euro im Jahr über den Sachbezug zur Verfügung zu stellen. Somit bietet ihr einen Benefit, der wirklich ankommt. Getreu dem Motto: Mehr Netto vom Brutto!
2. Flexibilität für Mitarbeiter:innen: Mit der guudcard können sich eure Mitarbeiter:innen selbst aussuchen, für welche Art von Produkt oder Service sie das Guthaben einlösen. Ob für das Deutschlandticket, den Wocheneinkauf oder den Restaurantbesuch, die nachhaltigen Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig – sowohl offline als auch online.
3. Maßnahme für erfolgreiches Employer Branding: Mit der guudcard als Mitarbeiterbenefit könnt ihr euch als Arbeitgeberin nachhaltig positionieren. Um Nachhaltigkeit nicht nur als isolierte CSR-Maßnahme zu etablieren, sondern von innen heraus in der Organisation zu verankern, müssen Maßnahmen ergriffen werden, die auch Mitarbeiter:innen einbeziehen. Und wie geht das besser als mit nachhaltigen Mitarbeiterbenefits?
4. Mitarbeiterbindung steigern: Nicht nur, dass ihr Mitarbeiter:innen finanziell unterstützt und dadurch die Mitarbeitermotivation steigert, auch der Fakt, dass ihr euch als Arbeitgeberin für nachhaltigen Konsum einsetzt und Nachhaltigkeit als Unternehmenswert greifbar macht, steigert die Bindung von Mitarbeiter:innen. So geben 82 % der Befragten einer KPMG Studie zu ESG Werten an, dass es ihnen wichtig ist ihre persönlichen Werte und Ziele mit denen der Organisation für die sie arbeiten in Einklang zu bringen. Wer also langfristig mit glücklichen Mitarbeiter:innen zusammenarbeiten möchte, sollte Nachhaltigkeit in den Unternehmenswerten verankern und im (Unternehmens-)alltag leben.