Alles Wichtige für den Start mit guudcard!
Alles was ihr wissen müsst zu Kartenbestellung, Kartenbeladung und Onboarding für euer Team.
Kartenbestellung
Von dem guudcard Team erhaltet ihr Zugang zum Portal. Dort könnt ihr folgende Dinge tun:
- Bestellung neuer Karten durch die Eingabe im Portal oder bei mehreren Karten via Upload. Für den Upload nutzt bitte dieses Template und sendet es an Alina von guudcard.
- Kartenversand an die Firmen- oder Privatadresse der Nutzer:innen
- Export der Verrechnungskonten (PDF oder CSV) für die Lohnbuchhaltung für die Beladung der Karten
- Übersicht über Beladungen und Gebühren unter „Reports“
- Festlegung und Änderung der guudcard Regionen von Nutzer:innen (Änderungen nur möglich, wenn der Betrag auf der guudcard unter 1 € liegt)
- Abbestellung von Folgekarten (bei Ausscheiden von Nutzer:innen aus dem Unternehmen)
Kartenversand
- Die Auslösung des Versands findet ihr unter „Mitarbeiterkarten“ > „Kartenbestellung“
- Ihr könnt wählen, ob die Karte an die private Adresse eures:r Mitarbeiter:in geschickt wird oder die Karten gesammelt an die Firmenadresse versandt werden.
- Auch bei jeder späteren Kartenbestellung habt ihr die Möglichkeit, eine individuelle Versandadresse auszuwählen.
- Wird bei einer Karte der Versand ausgelöst, wird sie i.d.R. am nächsten Werktag mit der Post versandt. Zunächst kommt die Karte an und 1-2 Tage später der Brief mit dem Pin.
Kartenbeladung
Ihr entscheidet selbst, wann und wie viel Geld ihr auf die guudcard ladet. Die Karten können monatlich mit bis zu 50 € steuer- und abgabenfrei beladen werden.
Ihr könnt die Karten analog zum Gehalt beladen (via Einzel- oder Sammelüberweisung) oder ihr sendet eine Excel-Liste mit Einzelbeträgen an Paycenter und überweist den Gesamtbetrag. Die Beträge werden dann den Verrechnungskonten zugewiesen.
Auf Dauer spart man sich aber viel Arbeit, wenn man die IBAN im Lohnprogramm speichert. Konkret wird im Lohnprogramm eine Lohnart angelegt (Sachbezug) und dazu die IBAN für die Auszahlung hinterlegt. Damit erfolgt die Überweisung mit den Lohnzahlungen automatisch und Verbuchung und Dokumentation sind ebenfalls automatisch erledigt. Wenn Mitarbeiter:innen ausscheiden, wird die Lohnzahlung gestoppt und automatisch auch die Aufladung der Sachbezugskarte. Solltet ihr Datev nutzen, findet ihr unter diesem Link eine kleine Hilfestellung.
Interne Kommunikation an das Team
Ihr möchtet eurem Team ankündigen, dass ihr die guudcard einführt und sie darauf vorbereiten, dass sie bald Post bekommen? Dann findet ihr hier eine Vorlage für die interne Kommunikation, die ihr natürlich nach Belieben verändern und ergänzen dürft.
Onboarding des Teams
Wir machen entweder ein persönliches Onboarding mit eurem Team oder ihr stellt ihnen alle wichtigen Materialien zur Verfügung. Solltet ihr ein persönliches Onboarding wünschen, könnt ihr Alina Friedrichs hier einen Termin einstellen.
Externe Kommunikation
Ihr möchtet in Stellenanzeigen, auf LinkedIn oder in einem Blog Artikel darüber berichten, dass ihr die guudcard eingeführt habt? Dann findet ihr hier eine Vorlagen für die externe Kommunikation, die ihr natürlich nach Belieben verändern und ergänzen dürft.
FAQ & Support
- Ihr legt die neue Person im Portal an und löst den Kartenversand aus
- Mit dem Verrechnungskonto, das im Portal angezeigt wird, legt ihr die Person in der Lohnbuchhaltung mit der Kostenart „Sachbezug“ an
- Ihr könnt die Karte wie alle anderen Karten beladen
- Ihr stoppt die Überweisung des Sachbezugs auf die guudcard
- Ihr klickt im Portal bei der entsprechenden Person auf „keine Folgekarte“. Unsere Karten haben eine Gültigkeitsdauer von 5 Jahren. Wenn dies nicht aktiv ausgestellt wird, wird automatisch eine Folgekarte versandt.
In der Regel bleibt die Karte bei dem:der Mitarbeiter:in, der:die das Unternehmen verlässt, und das Geld kann noch ausgegeben werden. Idealerweise wird das Geld innerhalb der Gültigkeit der Karte (5 Jahre) ausgegeben, weil i.d.R. keine Folgekarte mehr bestellt wird. Das Guthaben, das danach noch auf der Karte ist, wird an euch als Arbeitgeberin zurücküberwiesen. Guthabenbeträge auf der Karte unter 5 Euro verfallen dann nach 5 Jahren.
Wenn Mitarbeiter:innen die VIMpay App installiert haben, können sie ihre Adresse dort selbst ändern. Andernfalls sende eine E-Mail an mit der neuen Adresse an . Die neue Adresse ist erst für den Versand der Folgekarte nach 5 Jahren relevant.
Die Änderung der Adresse einer im Handelsregister eingetragenen Gesellschaft ist erst dann möglich, wenn diese Adresse auch im Handelsregister ersichtlich ist. Sende eure neue Adresse an hallo@guudcard.com.
Wenn sich euer Firmenkonto ändert, benötigen wir ein neu ausgefülltes Lastschrift Mandat. Sende eine Email an hallo@guudcard.com und wir senden dir das neue Mandat zu.
Kein Problem, wir können euch das Geld kostenfrei zurück buchen. Sende eine Email mit folgenden Informationen an hallo@guudcard.com:
- Namen der/s Mitarbeiter:in an die fälschlicherweise Geld überwiesen wurde
- Betrag, der zurückgebucht werden soll
- Kontoverbindung auf die das Geld zurückgebucht werden soll
